Startsida > Allmänt om ideella föreningar

All info finns att finna på:

Bolagsverket

https://www.bolagsverket.se/ff/foreningsformer/ideell/vad-1.2917

Förening.se

https://www.forening.se/

Malmö föreningspool

https://malmo.foreningspool.se/

Skatteverket

https://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/foreningar.4.76a43be412206334b89800048202.html

Vad är en ideell förening

enligt en internationell definition av Non-profit Organisations:

Formell - vilket innebär att ha en styrelse, att ha skrivna stadgar samt hålla möten och aktiviteter med viss regelbundenhet
Privat - vilket innebär att vara separerad från stat, landsting och/eller kommun.
Ingen utdelning – vilket innebär att ingen del av det ekonomiska överskottet kan tillfalla eller delas ut till medlemmar, intressenter och/eller huvudmän.
Självstyrande - vilket innebär att vara kapabel att själv kontrollera den egna verksamheten genom att vara suverän från myndigheter eller företags uppfattningar.
Idealitet - vilket innebär att föreningen måste ha någon form av bidrag eller frivillig medverkan av betydelse från exempelvis privatpersoner genom oavlönat arbete eller privata gåvor.

Stadgar

Stadgar beteckningen på de interna regler som gäller för föreningen. Stadgarna har framför allt betydelse för det praktiska arbetet i föreningen och för att ge föreningen karaktär och motivera dess existens och verksamhet.

För de flesta föreningar är det vanligt med tre grundläggande funktioner, vilka regleras av stadgarna:

den beslutande funktionen (föreningsmötet)
den verkställande funktionen (styrelsen)
den kontrollerande funktionen (revisorerna)

Stadgar är en grundstomme i en ideell förening. Stadgar ska vara ett riktmärke och ett stöd för arbetet i föreningen. Stadgarna ska informera medlemmarna och omvärlden om bland annat föreningens ändamål, regler, demokratiska förhållningssätt. Stadgar är till för alla och alla medlemmar som vill ta del av stadgarna skall få det.

Föreningens stadgar ska klargöra:

Ändamålet med föreningen
Målgruppen för föreningen
Hur föreningen ska skötas

Firmatecknare

Föreningens firma kan alltid tecknas av styrelsen. Styrelsen kan besluta att en eller flera personer ska kunna teckna firman som särskilda firmatecknare, om inte annat bestäms i stadgarna. En firmatecknare är en person som företräder föreningen och har befogenhet att skriva under avtal.

Styrelsen

I en näringsdrivande ideell förenings ska det finnas en styrelse som ansvarar för den löpande verksamheten, för att skatter betalas in i tid och att årsredovisningar upprättas. Styrelsen i en näringsdrivande ideell förenings bör bestå av minst tre ledamöter. Den utses av föreningsstämman. Styrelseledamöterna och suppleanterna ska vara minst 18 år, normalt vara medlemmar i föreningen, om inte annat är bestämt i stadgarna och inte vara försatta i konkurs, ha näringsförbud eller förvaltare

Styrelsen ska utse en styrelseordförande. Det kan också vara föreningsstämman som ska utse styrelseordföranden om det är bestämt så i stadgarna. Ordförande leder arbetet i styrelsen och ser till att styrelsesammanträden hålls. Styrelseledamöterna ska väljas för att verka en viss tid, en mandatperiod. Denna löper i regel fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma och får vara maximalt fyra räkenskapsår. En styrelse kan bli omvald för en ny mandatperiod. Om styrelseledamöterna inte kan fullfölja sina uppgifter, är det styrelsesuppleanterna som går in i deras ställe. Detta sker, om inte annat är beslutat, efter styrelseordförandens bestämmande. Styrelsen uppgifter varierar beroende på föreningens storlek och om en verkställande direktör är utsedd.

Styrelsen:

beslutar om firmateckningen
kallar medlemmarna till föreningsstämman
företräder föreningen
ansvarar för den löpande verksamheten i föreningen
ansvarar för att skatter betalas in i tid
ansvarar för att årsredovisningar upprättas
rättar sig efter stadgarna och föreningsstämmans beslut
anmäler ändringar i föreningen till Bolagsverket.

Ordförande

Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och hen har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Traditionellt sett är ordförande den som är ledare för styrelsen och styrelsens arbete. Det är viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsens arbete. Ofta är ordförande firmatecknare. Det är vanligt att ordförande delar detta ansvar med kassören. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva underavtal och andra kontrakt i föreningens namn.

Representera
En vanlig uppgift som ordförande har, är att vara ansvarig för är att representera föreningen. Det kan vara i olika sammanhang, t.ex. i media, i samband med ett arrangemang eller i ett samarbete med andra organisationer. Ordförande blir ofta föreningens ansikte utåt till allmänheten och samarbetspartners. Därför bör ordförande vara väl bevandrad med föreningens ändamål, arbetssätt och verksamhet.

Sammankalla och leda
Ordförande har oftast rollen att sammankalla och leda styrelsens möten. Att sammankalla till ett möte innebär att man har ansvar för att alla deltagare får ta del av en kallelse, dagordning och de handlingar som berör de frågor som ska diskuteras. Alla ledamöter ska känna till när styrelsen ska träffas och var någonstans mötet äger rum. Det är viktigt att ordförande informerar samtliga om det blir några förändringar. Om det händer någonting oväntat som berör föreningen eller dess verksamhet bör ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte.

Ordförande brukar även leda styrelsens möten. Ordförande ska se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals i olika frågor. Det är ordförande som fördelar ordet mellan de olika ledamöterna. Detta är en central uppgift och kan ibland vara svårt, eftersom en grupp ofta består av både personer som har lätt att hävda sig och personer som kanske behöver ökat stöd för att ta plats. Tänk på att alla i styrelsen har blivit valda av årsmötet för att medlemmarna upplever att de har någonting att tillföra. Det är därför viktigt att ordförande ger alla ledamöter möjlighet att ta plats och tillföra mötet med sina synpunkter. Ordförande ska också tydliggöra diskussioner och de beslut som fattas på mötet. Om det finns frågor kring ärenden som ska diskuteras är det oftast ordförandes roll att tydliggöra och informera om detta.

Förvalta och förbereda
Att de beslut som årsmötet och styrelsen fattar blir genomförda, är ett ansvar som oftast vilar på ordföranden. Självklart är det inte ordföranden ensam som ska genomföra besluten, men han eller hon ska se till att någon inom styrelsen, en ideell ledare eller anställd verkställer besluten. Att delegera uppgifter innebär att styrelsen väljer att ge en eller några ledamöter ansvar för en viss uppgift och ta löpande beslut i frågor som berör den aktuella frågan. Tänk på att styrelsen har ett kollektivt ansvar för föreningens arbete. När styrelsen delegerar ansvar till en person innebär det att den ledamoten tar beslut för styrelsens räkning. Dessa beslut får sedan hela styrelsen stå till svars för.

Sekreterare

Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten och arkivera protokollen på lämpligt sätt. Ofta sköter sekreteraren kontakten med olika samarbetspartners och myndigheter. Om det är en mindre förening är det vanligt att posten skickas till sekreteraren och att han eller hon informerar det vidare.

Protokoll
Traditionellt är det sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att han eller hon är uppmärksam på det som diskuteras och de beslut som fattas på styrelsemöten. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till styrelsen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs. Ett tips är att ha dagordningen för mötet som underlag när man ska anteckna och sedermera skriva protokollet. Syftet med att skriva ett protokoll är underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har diskuterats och beslutats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.

Det finns två vanliga former av protokoll: diskussionsprotokoll och beslutsprotokoll. I det förstnämnda återges en kort sammanfattning av den diskussion som har förts. Detta görs inte i ett beslutsprotokoll. Det kan dock anses vara otillräckligt att endast skriva vilka beslut som fattades. De punkter som har varit avgörande för de beslut som har fattats bör vara nedtecknade i protokollet. Protokollen bör vara numrerade i kronologisk ordning och följa föreningens verksamhetsår. .

När protokollet är justerat ska det skickas ut till samtliga i styrelsen. Det är viktigt för föreningens medlemmar att kunna följa styrelsens arbete och därför bör styrelsens protokoll vara så tillgängliga för medlemmarna som möjligt. Föreningen har kanske ett nyhetsblad eller en hemsida där kontinuerlig rapportering från styrelsens arbete kan göras. Eftersom revisorerna har till uppgift att granska styrelsens arbete kan det vara lämpligt att skicka protokollen till dem också.

Verksamhetsplan
En verksamhetsplan är en nedskriven plan för det kommande verksamhetsåret. Den bör ha med information om alla delar av föreningens verksamhet. Det kan vara aktiviteter för medlemmar och allmänhet, planerade samarbeten, kommande arrangemang osv. Verksamhetsplanen kan liknas vid en kalender eller en tidsplan där man skriver in vad man ska göra det kommande året. Sekreteraren kan skriva ett förslag till verksamhetsplan efter de diskussioner och beslut som har tagits av styrelsen. Årsmötet ska godkänna verksamhetsplanen innan styrelsen och andra aktörer i föreningen kan börja arbeta efter den.

En verksamhetsplan som är antagen av årsmötet fungerar sedan som ett värdefullt verktyg för styrelsen, anställda och ledare. Den klargör vad medlemmarna har beslutat att föreningen ska syssla med under året och blir därmed ett ledande material för personer som styr och leder föreningens verksamhet.

Verksamhetsberättelse
Sekreteraren har ofta ansvar för att skriva verksamhetsberättelsen. En verksamhetsberättelse ska skildra den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för antal medlemsmöten och styrelsemöten. Vidare ska det i verksamhetsberättelsen framgå vilka aktiviteter som föreningen har genomfört, för medlemmar och allmänheten. Kanske har föreningen under året samarbetat med andra organisationer eller startat projekt.

Ett års verksamhet ska sammanfattas i ett dokument där det också kan beskrivas hur lyckat de olika verksamheterna har fortskridit. Det är praktiskt att kontinuerligt under året dokumentera vad som händer i föreningen. Det underlättar för den sammanfattning som görs i verksamhetsberättelsen genom att arbetsbördan fördelas under året samtidigt som det förhindrar att man glömmer bort väsentliga saker. Verksamhetsberättelsen bör också jämföras med verksamhetsplanen, blev det som planerat? Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelsen bör därmed skickas ut till alla medlemmar innan årsmötet, eller på annat sätt vara tillgänglig för medlemmarna.

Arkivering
Sekreteraren ska se till att värdefulla handlingar såsom styrelseprotokoll, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner sparas i föreningen. Sekreteraren bör ha ett system som underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om föreningens verksamhet. Om föreningen ansöker om bidrag från kommunen ställs vanligtvis kravet att underlaget, t.ex. närvarokort, ska sparas i föreningen under en viss tid

Kassör

Den som blir förtroendevald till detta uppdrag bör ha ett stort intresse och engagemang i föreningen. Kassören bör även ha erfarenhet av eller kunskap om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningslivet. Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Beroende på föreningens storlek och dess ekonomiska omsättning, kan man välja att anställa en eller flera personer som sköter det löpande ekonomiska arbetet som bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor. Kassören får i dessa fall en mer ledande funktion och även granskande av att de anställda behandlar föreningens ekonomi på det sätt som styrelsen beslutat om. I de flesta mindre föreningar har dock kassören ansvar för att skriva förslag till budget, bokföra och göra bokslut. Kassören är också ofta ansvarig för att söka bidrag, från kommunen men även andra organisationer och myndigheter. Kassören är vanligtvis ansvarig för att deklarera, lämna inkomstuppgifter till Skatteverket och betala arbetsgivaravgifter.

Bankgiro eller plusgiro
Den som är firmatecknare i den ideella föreningen ska se till att det tecknas ett bank- eller plusgiro. Bankgiro och plusgiro används för att göra ekonomiska transaktioner till och från föreningen.

Bokföring
Bokföring kan förklaras som systematisk dokumentering av ekonomiska händelser. Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras. De uppgifter som visar dessa ekonomiska händelser: kvitton, utbetalningsbesked, inbetalningsavier osv., kallas verifikationer. Alla verifikationer ska sparas. De ligger till grund för bokföringen då de tydliggör och styrker de siffror som finns i bokföringen. Det är viktigt att kassören har ett system för att spara verifikationerna. De bör vara numrerade och sparas i kronologisk ordning så det är lätt för den som önskar att ta del av dessa kan göra det.

En verifikation ska innehålla:

Datum när den sammanställdes
Datum som avser den ekonomiska händelsen (t.ex. datum för köpet)
Kort beskrivning av köpet eller den ekonomiska händelsen
Beloppet med en specificering av momsen
Motparten, affären eller företaget som har sålt eller köpt varan/tjänsten

Ibland får man inte alla dessa uppgifter vid ett köp. Då kan man skriva en egen verifikation och ta med uppgifterna ovan.

De flesta ideella föreningar behöver inte följa Bokföringslagen.

Budget
Det är kassörens ansvar att ge ett förslag till budget. Denna budget ska sedan medlemmarna besluta om på årsmötet. En budget är en prognos över planerade ekonomiska händelser. Det innebär hur kassören föreslår att föreningen ska använda sina pengar och hur man planerar att få pengar till föreningen. Budgeten är en central handling eftersom den talar om för styrelsen hur medlemmarna vill använda föreningens pengar. Detta blir ett ledande verktyg för styrelsen under verksamhetsåret. Styrelsen får också en större kontroll över hur man ska göra inköp, anställa personal, fördela de ekonomiska resurserna med mera.

Resultat-, balansräkningar och bokslut
En resultaträkning är en sammanställning av föreningens intäkter och kostnader. En resultaträkning ger en bild över ekonomiska händelser i föreningen över en tid. För varje räkenskapsår sammanställs en resultaträkning som kan jämföras med budgeten för samma år eller resultaträkningar från föregående år. En balansräkning är en förteckning av de tillgångar och skulder som föreningen har vid en bestämd tidpunkt. Det är vanligt att kassören med jämna mellanrum presenterar föreningens ekonomiska händelser, på t.ex. styrelsemöten.

Ett bokslut innebär att man avslutar den ekonomiska boken för ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår följer oftast kalenderåret (dvs.1 jan – 31 dec.) och verksamhetsåret för föreningen. I ett bokslut sammanfattas den ekonomiska delen av föreningens arbete. Att göra ett bokslut innebär att man sammanställer alla ekonomiska händelser och transaktioner i en resultat- och balansräkning.

Medlemsmatrikeln
Ofta är det kassören som är ansvarig för att uppdatera medlemsmatrikeln utifrån vilka medlemmar som har betalt sin medlemsavgift till föreningen. Som vi skriver under rubriken Verka i ideell förening är det viktigt att medlemsmatrikeln kontinuerligt uppdateras. Medlemsmatrikeln är en central värdehandling i föreningen och det är därför viktigt att kassören inte glömmer att lämna den vidare om hon eller han avslutar sitt uppdrag.

Arkivering
Kassören måste spara de ekonomiska handlingarna på ett organiserat sätt, så medlemmar och andra har möjlighet att ta del av det. All räkenskapsinformation ska bevaras under minst tio år efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringen. Exempel på detta är:

verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
kontoplaner
instruktioner om redovisningsprinciper
bokföring (grundbok, huvudbok)
inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken

Revisor

Om föreningen uppfyller mer än ett av dessa villkor ses den som större och då ska revisorn anmälas till Bolagsverket:

Medelantalet anställda i föreningen ska under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren ha varit mer än 50.
Föreningens redovisade balansomslutning ska för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren ha varit större än 40 miljoner kronor.
Föreningens redovisade nettoomsättning ska för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren ha varit större än 80 miljoner kronor.

En revisor ska:

ha den insikt och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till föreningens verksamhet krävs för att fullgöra uppdraget
vara minst 18 år
inte vara försatt i konkurs eller ha näringsförbud
inte ha förvaltare.
Får vara medlem i föreningen

Revisorn får inte vara:

styrelseledamot
styrelsesuppleant
gift, sambo eller nära släkt med någon i styrelsen

Konstituerande möte

I stadgarna ska det framgå om årsmötet väljer personer till samtliga poster i styrelsen, eller bara till vissa. Det är vanligt att årsmötet väljer vem som ska bli ordförande och sedan ett antal övriga ledamöter. Styrelsen fördelar efter årsmötet de andra posterna mellan de ledamöter som blivit valda. Detta görs då på ett konstituerande sammanträde. Det konstituerande mötet ska hållas ganska snart efter årsmötet. På detta möte är det också lämpligt att välja vem som ska teckna föreningens firma. Ofta är det kassören och ordförande som är firmatecknare.

Protokollet från det konstituerande mötet ska sedan skrivas och justeras. Efter det, skrivs ett protokollsutdrag där paragrafen om vem eller vilka som tecknar föreningens firma ska framgå. Detta lämnas sedan till banken eller till plusgirot som behöver denna information

Styrelsemöte

För att kunna förvalta medlemmarnas beslut och leda föreningen krävs det att styrelsen regelbundet träffas. Det kan vara rimligt att ha ett styrelsemöte en gång per månad. Ordförande som oftast är sammankallande skickar en kallelse, dagordning för mötet samt handlingar till de ärenden som ska behandlas. Detta skickas till samtliga ledamöter i god tid före mötet så alla har möjlighet att förbereda sig.

Dagordning

Dagordning används för att strukturera ett möte. Det är traditionellt sett ordförande som sätter dagordningen och beslutar vilka punkter som kommer att tas upp och i vilken ordning. Traditionellt sett så brukar en dagordning se ut på följande sätt:

Mötets öppnande: Ordförande hälsar alla välkomna till mötet och förklarar det öppnat.
Närvarande: Sekreteraren noterar de som är närvarande på mötet.
Val av justerare: Ordförande frågar mötet vem som ska justera protokollet. Det är lämpligt att t.ex. sekreteraren har ett förslag.
Godkännande av dagordning: Ordförande frågar om mötet kan godkänna dagordningen eller om det är någonting som ska tilläggas eller tas bort.
Senaste mötesprotokoll: Ordförande går igenom senaste mötets protokoll och tar reda på om de punkter och uppdrag som styrelsen beslutade om är genomförda eller åtgärdade.
Mötesfrågor: Aktuella frågor diskuteras under lämpliga rubriker eller punkter. Det är under dessa punkter som själva innehållet, diskussion och beslut kring aktuella frågor, uppmärksammas på mötet.
Övriga frågor: Om det har tillförts frågor under mötets gång diskuteras de under denna punkt.
Mötets avslutande: Ordförande bör påminna om tid och plats för nästkommande styrelsemöte. Sedan tackar ordförande för visat intresse och förklarar mötet avslutat.

Protokoll

Syftet med att skriva protokoll är att underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har beslutats och diskuterats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats. Därför har justeringspersonerna en viktig uppgift att granska det som är nedtecknat i protokollet är det som beslutades på mötet. Protokollföraren ska alltid underteckna protokollet och det ska sedan justeras av dem som har blivit valda till att göra detta. Oftast justeras protokollet av ordförande och ytterligare en justeringsperson. Om någon av styrelsens ledamöter inte instämmer i något beslut och önskar tydliggöra detta kan han eller hon reservera sig. Reservationen ska då noteras i protokollet.

Traditionellt är det sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att han eller hon är uppmärksam på det som diskuteras och på de beslut som fattas. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till styrelsen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs.

Lämna styrelsen

Av olika anledningar kan ledamöter i styrelsen välja att lämna sitt uppdrag under mandatperioden. Denna person ska då meddela styrelsen detta. Det kan också anses rimligt att personen ger en förklaring till detta val. Om styrelsen fortfarande är beslutsmässig, det vill säga att styrelsen fortfarande har minst hälften av ledamöterna kvar, händer det ingenting. Styrelsen fortsätter som vanligt. Om detta inte är fallet får styrelsen kalla till ett årsmöte där en eller flera personer väljs till nya styrelseledamöter, detta kallas fyllnadsval.

När en förtroendevald lämnar sin post, oavsett om mandattiden är slut eller om personen väljer att hoppa av under tiden, bör föreningen framföra sitt tack till honom eller henne. Det är vanligt att denna avtackning görs på årsmötet då alla medlemmar har möjlighet att delta.

Planera och genomföra årsmöte

Det är styrelsen som har ansvar att kalla till årsmöte. Hur detta ska gå till regleras i stadgarna. Det är också styrelsen som har ansvar att planera och samordna ett årsmöte. Medlemmarna ska känna till hur de kan skriva motioner till årsmötet. En motion är ett förslag om en förändring som en eller flera medlemmar vill att årsmötet ska rösta om. Styrelsen ska sedan läsa och kommentera de motioner som har inkommit. Styrelsen bör också skriva ett förslag till beslut i de frågor som motionerna berör. Dessa kommentarer och förslag, tillsammans med dagordningen, bör skickas ut till medlemmarna i god tid före årsmötet.

Styrelsen har också möjlighet att komma med förslag på frågor som ska upp till beslut av årsmötet. De kallas propositioner. Även propositionerna ska skickas ut till medlemmarna i god tid före mötet så alla har möjlighet att sätta sig in i de olika frågorna.

Styrelsen är också ansvarig för att se till att de som är röstberättigade får sitt röstkort. Ett röstkort är ett bevis på att personen är medlem och har rösträtt på årsmötet.

Mötesordförande

Eftersom årsmötet ska diskutera och ta ställning till huruvida styrelsen har utfört sitt arbete på ett bra sätt, bör ingen i föreningens styrelse vara mötesordförande på årsmötet. Det krävs en viss kunskap för att leda ett årsmöte. Därför bör styrelsen tänka på att den som föreslås vara mötesordförande på årsmötet har en viss kunskap och erfarenhet av mötesformalia och känner till föreningens regelverk. Mötesordförandes uppgift är att leda mötet genom den dagordning som fastställs av årsmötet. Mötesordförande ska se till att alla som önskar kommer till tals och att alla deltagare kan följa och förstå de diskussioner som förs och beslut som fattas.

Beslutsordning

När det kommer till den del av mötet då deltagarna ska ta beslut om motioner och propositioner så bör mötesordförande vara uppmärksam på om det tillkommer motförslag till de förslag som ligger. Grundförslaget brukar kallas huvudförslag. Till detta kan det komma ett motförslag som då ställs mot grundförslaget. Det kan också vara så att någon föreslår ett ändringsförslag som innebär att en del av grundförslaget ändras. Eller ett tilläggsförslag där grundförslaget är fast men man önskar ett tillägg till detta. Om det blir så att det finns många olika förslag av olika karaktärer är det mötesordförandens uppgift att se till att årsmötet röstar om dessa i rätt ordning. Om olika förslag står mot varandra måste mötesordförande se till att årsmötet röstar om dessa i en ordning som ger alla förslag samma chans. Det kan vara så att årsmötet måste rösta om samma fråga flera gånger. Några grundläggande principer som kan vara vägledande är:

Viktiga beslut bör tas upp först.
Beslut som har bäring mot varandra bör tas samtidigt.
Om det finns förslag som inte kan genomföras om ett annat förslag genomförs (eller om det blir märkligt eller onödigt om båda genomförs) bör mötet först avgöra vilket av de två förslagen som är bäst. Sedan beslutar årsmötet om man vill genomföra det ”bästa” av förslagen.

Diskussion och debatt

I denna del av årsmötet, när man ska rösta om olika frågor är det viktigt att de som har skrivit motioner, propositioner eller förslag till tillägg eller ändring av dessa, får möjlighet att förklara sin ståndpunkt i frågan. Dagordningen bör därför ge utrymme för diskussion eller debatter i frågorna. Även övriga mötesdeltagare ska få möjlighet att vara med i diskussionerna. När mötesdeltagare diskuterar och förklarar sin ståndpunkt i en fråga är det vanligt att man avslutar med att tydliggöra om man yrkar bifall eller yrkar avslag på det förslag som ligger. Att yrka bifall betyder att man tänker rösta för det förslag som ligger och man uppmanar andra att göra detsamma. Att yrka avslag innebär att man tänker rösta för att förslaget inte genomförs och man uppmanar andra att göra detsamma.

Om det uppstår oklarheter eller om det uppkommer en situation som kräver att deltagarna vill fundera lite på de olika förslagen, så kan mötet ajourneras. Med detta menas att man tar en paus. Under pausen kan man diskutera eller ha överläggning i mindre grupper. När mötet startas igen måste mötesordförande förklara mötet åter öppet.

Det är mötesordförande som ska föra en talarlista över dem som önskar tala. Ibland kan det vara lämpligt att ha tidsgränser för samtliga talare. Då ska mötesordförande se till att talarna håller sig till de tidsgränser som finns. Mötesordförande ska också se till att talarna håller sig till ämnet och för en saklig diskussion. Tänk på att en del personer upplever det som obehagligt att stå för en stor grupp och tala. Försök att hitta lämpliga metoder och skapa ett mötesklimat där alla som önskar tala får möjlighet till det. Läs mer under Inkluderande möten.

Att gå till beslut

Att gå till beslut innebär att diskussionen och debatten är över och det dags att rösta. Mötesordförande frågar årsmötet om man är redo att gå till beslut. Sedan klargör ordförande hur det kommer att gå till och vilken propositionsordning som kommer gälla. Det vanligaste sättet att rösta är att använda sig av så kallad acklamation. Med detta menas att ordförande frågar: ”ni som yrkar bifall för motionen/propositionen/förslaget röstar nu”. De som tycker att förslaget är bra och vill stödja det säger då ja. Sedan frågar ordförande: ”ni som yrkar avslag för motionen/propositionen/förslaget röstar nu”. De som tycker att förslaget är dåligt och inte stödjer det säger då ja. Sedan avgör mötesordförande vilket förslag som fick de starkaste jaropen. Ordförande säger att: ”jag finner att… fick flest röster”. Sedan är det lämpligt att ordförande väntar någon sekund innan han eller hon förklarar: ”att årsmötet har beslutat att…” och bankar med klubban i bordet. Under dessa sekunder har den som så önskar möjlighet att ropa ”votering”. Detta innebär att man inte är överens med mötesordförandens uppfattning om vilket förslag som fick flest röster och man begär en omröstning. Ordförande bör då säga att: ”votering är begärd och votering kommer att genomföras”. Då ska alla som är röstberättigade på mötet istället för att ropa ja hålla upp ett röstkort i luften. Samma procedur som tidigare genomförs och rösträknarna räknar nu vilket förslag som får flest röster. I vissa känsliga frågor kan mötesdeltagarna begära sluten votering. Vid sluten votering lämnas rösterna till exempel på hopvikta lappar så att det inte framgår hur var och en röstar. Sedan förklarar mötesordförande vad årsmötet beslutat och klubbar i bordet.